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4 preguntas indispensables antes de la reunión con tus colegas

Algo como esto debe haberte ocurrido: Tienes que hacer una presentación a un grupo de colegas y no sabes por dónde comenzar.

Después del hecho mismo de hablar en público, saber cómo comenzar es de las cosas que produce más estrés.

Pero no te autoflageles tan rápido. Tú tienes un contenido que entregar pero sabes que no puedes comenzar lanzando esa información cruda y dura al equipo. Eso ya es un gran avance.

Antes de escoger la ropa que te pondrás para esa presentación, hazte estas cuatro preguntas:

  • ¿Quién es mi audiencia? ¿Son hombres, mujeres, jóvenes, colegas con los que tengo tiempo trabajando, nuevos colaboradores, tienen roles superiores al mío, son amigos, son desconocidos? El propósito de determinar tu audiencia es que definas el lenguaje y la cercanía con la que hablarás.
  • ¿Cuáles son sus preguntas? ¿Qué es lo que quieren saber? ¿Por qué van a asistir a escuchar mi presentación? Si es porque vas a dar un reporte de los estados financieros del primer semestre del 2021, quizás no van a escuchar los números, sino que van a saber cómo le fue a la empresa en el primer semestre. Si solo quisieran saber los números se los hubieras enviado por email. ¿Qué es lo que realmente quieren saber?
  • ¿Cuáles son sus necesidades? ¿Necesitan información, claridad, perspectiva, ánimo, esperanza, motivación? ¿Necesitan ser movidos a la acción, sentido de urgencia? Responderte estas preguntas te va a ayudar a usar los verbos correctos en tu speech. Le va a hacer saber al equipo que tú sabes de qué estás hablando porque estás interpretando acertadamente lo que tienen en sus cabezas.
  • ¿Cuánto tiempo tengo? Esto es crítico. Ser puntuales para comenzar es un comportamiento de personas con altos estándares de excelencia, y ser puntuales para terminar es un comportamiento de respeto. Eso comunica que te importa el tiempo del resto del equipo y que has sabido meter tu contenido dentro de un frametime.

Si construyes tu presentación y comienzas tu participación con estas cuatro preguntas respondidas, todos en la sala van a sentir que ellos son más importantes que tus slides o tus nervios. Vas a conectar con tu equipo desde la empatía porque les harás sentir que lo que es importante para ellos también lo es para ti.