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¿Cómo es la comunicación en la producción de eventos?

Organizar un evento exitoso depende en gran medida de una comunicación efectiva tanto entre el equipo de producción como con los actores involucrados. La comunicación clara y constante es esencial para coordinar todos los aspectos del evento, desde la planificación inicial hasta la ejecución final.

De allí que siempre vemos a producción con radios y formas de comunicarse internamente, siempre con audífonos y posicionados en lugares estratégicos para poder ver todo el panorama y también, tener cuidado de los detalles.

Hace poco escribí en mis redes que cuando fui a mi primer evento, anhelaba estar backstage así fuera para recoger los cables. Ese universo de la producción me apasionaba tanto, aún sin saber todo lo que abarcaba.

Ahora, como productor con muchos años de experiencia, quiero hablarte de la importancia de que la comunicación fluya para que tu evento sea un éxito.

Cuando hablamos de la comunicación en el Equipo de Producción, debo decirte que este equipo es el núcleo de cualquier evento. Hay diferentes jugadores, cada uno con un rol que van desde los planificadores hasta los técnicos de sonido y luz.

Una comunicación eficiente dentro de este equipo asegura que todos estén alineados con los objetivos y el cronograma del evento. Las reuniones periódicas, los correos electrónicos claros y el uso de herramientas de gestión de proyectos son importantes para mantener a todos informados y en sintonía.

En cuanto a los Actores del Evento, es vital mantener una comunicación fluida con los actores del evento, ya sean artistas, ponentes o invitados especiales. Esto incluye informarles sobre los horarios, el programa, los detalles logísticos y cualquier cambio de última hora. Una comunicación deficiente con los actores puede llevar a malentendidos y errores que impactan negativamente la calidad del evento.

Ahora, ¿qué pasa cuando no hay comunicación?

Para ilustrarlo mira este ejemplo: El evento es un congreso internacional de negocios. Si el equipo de producción no comunica adecuadamente el cambio de última hora en la ubicación de una conferencia, los asistentes van a llegar al lugar equivocado. ¿Te imaginas lo que eso causaría? Como mínimo confusión y retrasos. Además, no solo afecta la experiencia de los asistentes, sino que también daña la reputación de los organizadores.

Otro posible problema es la falta de comunicación sobre los requisitos técnicos de un ponente. Si un orador necesita una conexión específica para su presentación y el equipo técnico no está informado, te aseguro que habrá problemas.

Asegúrate que todos los involucrados estén bien informados, alineados y preparados, para que eviten errores, probablemente costosos.

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