Escribir un correo electrónico pareciera que no tiene mucha ciencia, pero la tiene. Algo que debes recordar es que así como en toda comunicación, debes considerar quién es tu audiencia y cual es el propósito de ese correo.
Una colaboradora de mi equipo ama escribir, me contaba que hace algunos años la llamaban para que escribiera todo tipo de cosas: contenido para redes, tarjetas de cumpleaños, discursos de graduaciones, programas para ceremonias de grado, comunicados escolares, newsletters y hasta e-mails.
En ese momento, ella creía que escribir un correo era como escribir una comunicación oficial y perdió de vista algunos asuntos que luego aprendió. Le pedí que me compartiera su aprendizaje y aquí te lo dejo:
- A quién le escribes: la edad, el sexo, la generación importa. Inclusive su cultura. Ella estaba acostumbrada a escribir para gente de su país, pero cuando la migración llegó a su vida, las palabras, modismos y términos le fueron de tropiezo. Tuvo que aprender todo un nuevo vocabulario para poder expresarse y ser entendida. También la profesión u ocupación del destinatario importa.
- Para qué le escribes: y aquí se refiere al asunto del correo. Tiene que ser algo llamativo o que persuada al destinatario en abrirlo. No es igual recibir un correo que diga: ‘Paga tu deuda’ a uno que diga ‘Te ayudo a salir de tus deudas’. También en el cuerpo del correo, considera dejar en claro lo que quieres comunicar. Hazlo corto, pocos leen completo y eso puede ser tropiezo para que el mensaje llegue efectivamente.
- Cómo lo escribes: no uses palabras complejas. Dependiendo del destinatario sabrás qué nivel de seriedad ponerle, no es igual escribirle al jefe de RR.HH de la empresas a la que vas a aplicar por un trabajo, que escribirle a tu hermano que vive fuera del país y no responde tu llamada. Usa un tono adecuado para cada comunicación.
Cuando vayas a escribir tu próximo correo, toma en cuanta estas consideraciones para que tu mensaje llegue efectivamente.